你考虑过收件人的感受么? | 英文邮件正确书写姿势

2014年10月31日 作者:Melody M

大家还记得这个么,在美国教中文的杨老师回到祖国后收到的他美国学生的电邮……
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为了日后不让你的外国教授也如此这般“感同身受”,今天就来跟着小编一起学习学习英文的邮件礼仪吧!在不忘发奋背单词的同时,也来看看你能get到多少写邮件的“新姿势”!

首先,让我们从最基本的邮件礼仪学起!

邮件主题和标题
邮件主题(subject)不需要写自己的名字。而且一定要简洁易懂,最好能有效的反映出邮件的主要内容。但慎重选择将“要求”或者“数字”写入其中,比如:“urgent request—immediate response needed”或者“Question about 3009 assignment ”。因为所谓的“要求”可能会被无视,而且还容易被当成垃圾邮件。

称呼
最安全的开头方式是用”Dear Professor XXX”。这样的话你就不会再考虑这个教授是不是个博士或其他,并且当你称呼你的女教授“Ms”或者“Mrs.”也不会显得像是个性别歧视者。或者用Hi/Hello Professor XXX 来做开头也可以,不过取决于邮件的正式程度。

正文
发邮件的目的不同,正文内容的措辞自然会有所区别,但一些基本思想是相同的——清楚简洁是最好的!自己的人生哲学或者血泪经历什么的就可以先收起来了,要是你实在想找人倾诉,推荐私聊!

而如果你要在邮件中向你的教授或者上级提出问题或请求,就更要注意用词和邮件行文的结构。这里可以遵循“消极的礼貌”(negative politeness)这一法则。常用的策略有:主动提及对方非常非常忙碌,可能没有时间满足自己的请求(也就是给对方一个台阶);多用if句;多用过去时态:

1.多用I was wondering if(用was,而不是I wonder或I am wondering)

当然,打交道多了,可以不必拘泥于此。例如也可以说I wondered… 甚至shall we… 如果是自己的导师,或者工作往来很密切的教授,一天到晚说“I was wondering if”,过分礼貌,其实也挺奇怪的。

多用would it be possible,以便从语法上规避直接牵涉到“人”,这样可以减轻对方的压力。例如:(隐含的意思在括号里,但不可明写出来)Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?

2. 避免使用I want和I would like,实在要用,就用I would love。最坏,也要用I wanted代替。尽量避免使用“please”,因为“please”暗含了自己的期望,会给对方压力。

提出请求后,一定要论证自己的请求是合理的。常用的方法是:展示自己已经做了大量的前期工作,实在是迫不得已,无路可走了,才来求人。或者,要表明自己对对方的工作了如指掌,而请求正是建立在这种了解之上的。

其他注意事项:
1,不要都用大写字母来写,因为这是一种在邮件中表达愤怒或者其他强烈的感情的方式。大写的字母会给收件人人一种被人乱喊的感觉。

2,慎用表情符号和微笑符号。注意语气,写给教授的邮件不要像你在朋友留言板上的留言一样。
3,在邮件中表现出礼貌和友好很重要,但是要适度,不要搞得像是在阿谀奉承。

4,单词拼写!拼写!拼写!(重要的事情说三遍)

5,最后,在正式邮件中千万不要和你的教授开玩笑,多好笑都不可以!

结束语
在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢,而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。事先表示感谢,能让对方在行动时更主动更乐意。

例如:

1,较常见的结尾句:
Thank you for your kind cooperation/attention to this matter.

2,如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容,可以用用这句:
Thank you for your understanding.

3,如果是在寻求机会或是福利,例如你在求职的话,这句做结尾也可以:
Thank you for your consideration.

4,如果你在邮件开头已经谢过了读者,你就可以使用这句话,但是因为他们的帮助,你可以着重再次感谢你们的付出。
Thank you again for everything you’ve done.

5,最后的签名也很重要。每封邮件最后都要感谢教授抽出时间来帮助你,并以“Best Wishes、Regards”来结尾。(或者其他相关的正式语,但是要用友好的语气。)然后签上你的全名,尽量不要用昵称。

而这些问候语的细微差别请看下图:
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回信
如果你的教授屈尊给你回答或者发送你需要的资料,一定要告诉他你已经收到了。作为礼仪之邦的一份子,相信大家都是有这种基本素养。不要嫌麻烦或者耽误时间,说不定,就能给教授留下个良好印象。举手之劳,何乐不为?

当然了,人际交往中没有什么是一成不变的,这些邮件礼仪也并不是唯一的。所以,以上也只是作为大家的一点参考。

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