你考虑过收件人的感受么？ | 英文邮件正确书写姿势

2014年10月31日作者：Melody M

大家还记得这个么，在美国教中文的杨老师回到祖国后收到的他美国学生的电邮……
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为了日后不让你的外国教授也如此这般“感同身受”，今天就来跟着小编一起学习学习英文的邮件礼仪吧！在不忘发奋背单词的同时，也来看看你能get到多少写邮件的“新姿势”！

首先，让我们从最基本的邮件礼仪学起！

邮件主题和标题
邮件主题（subject）不需要写自己的名字。而且一定要简洁易懂，最好能有效的反映出邮件的主要内容。但慎重选择将“要求”或者“数字”写入其中，比如：“urgent request—immediate response needed”或者“Question about 3009 assignment ”。因为所谓的“要求”可能会被无视，而且还容易被当成垃圾邮件。

称呼
最安全的开头方式是用”Dear Professor XXX”。这样的话你就不会再考虑这个教授是不是个博士或其他，并且当你称呼你的女教授“Ms”或者“Mrs.”也不会显得像是个性别歧视者。或者用Hi/Hello Professor XXX 来做开头也可以，不过取决于邮件的正式程度。

正文
发邮件的目的不同，正文内容的措辞自然会有所区别，但一些基本思想是相同的——清楚简洁是最好的！自己的人生哲学或者血泪经历什么的就可以先收起来了，要是你实在想找人倾诉，推荐私聊！

而如果你要在邮件中向你的教授或者上级提出问题或请求，就更要注意用词和邮件行文的结构。这里可以遵循“消极的礼貌”（negative politeness）这一法则。常用的策略有：主动提及对方非常非常忙碌，可能没有时间满足自己的请求（也就是给对方一个台阶）；多用if句；多用过去时态：

1.多用I was wondering if（用was，而不是I wonder或I am wondering）

当然，打交道多了，可以不必拘泥于此。例如也可以说I wondered… 甚至shall we… 如果是自己的导师，或者工作往来很密切的教授，一天到晚说“I was wondering if”，过分礼貌，其实也挺奇怪的。

多用would it be possible，以便从语法上规避直接牵涉到“人”，这样可以减轻对方的压力。例如：（隐含的意思在括号里，但不可明写出来）Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?

2. 避免使用I want和I would like，实在要用，就用I would love。最坏，也要用I wanted代替。尽量避免使用“please”，因为“please”暗含了自己的期望，会给对方压力。

提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的。常用的方法是：展示自己已经做了大量的前期工作，实在是迫不得已，无路可走了，才来求人。或者，要表明自己对对方的工作了如指掌，而请求正是建立在这种了解之上的。

其他注意事项：
1，不要都用大写字母来写，因为这是一种在邮件中表达愤怒或者其他强烈的感情的方式。大写的字母会给收件人人一种被人乱喊的感觉。

2，慎用表情符号和微笑符号。注意语气，写给教授的邮件不要像你在朋友留言板上的留言一样。
3，在邮件中表现出礼貌和友好很重要，但是要适度，不要搞得像是在阿谀奉承。

4，单词拼写！拼写！拼写！（重要的事情说三遍）

5，最后，在正式邮件中千万不要和你的教授开玩笑，多好笑都不可以！

结束语
在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢，而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。事先表示感谢，能让对方在行动时更主动更乐意。

例如：

1，较常见的结尾句：
Thank you for your kind cooperation/attention to this matter.

2，如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容，可以用用这句：
Thank you for your understanding.

3，如果是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，这句做结尾也可以：
Thank you for your consideration.

4，如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。
Thank you again for everything you’ve done.